WhatsApp Business is de zakelijke variant van WhatsApp, waarmee je als ondernemer klanten te woord staat via een apart bedrijfsprofiel met openingstijden, een productcatalogus, snelle antwoorden en labels. De gratis app is gemaakt voor kleine bedrijven; grotere volumes en koppelingen met andere software lopen via het WhatsApp Business Platform. Voor veel klanten is een appje […]
WhatsApp Business is de zakelijke variant van WhatsApp, waarmee je als ondernemer klanten te woord staat via een apart bedrijfsprofiel met openingstijden, een productcatalogus, snelle antwoorden en labels. De gratis app is gemaakt voor kleine bedrijven; grotere volumes en koppelingen met andere software lopen via het WhatsApp Business Platform.
Voor veel klanten is een appje sturen laagdrempeliger dan bellen of een formulier invullen. Dat maakt WhatsApp een sterk contactkanaal, mits je het als bedrijf goed inricht en weet wat het oplevert. Hieronder lees je welke variant je nodig hebt, hoe je de app stap voor stap inricht, hoe je er advertenties op laat uitkomen en hoe je WhatsApp-contact meet als conversie.
App of Platform: welke WhatsApp Business heb je nodig?
De meeste MKB-bedrijven hebben genoeg aan de gratis WhatsApp Business-app. Het WhatsApp Business Platform, vaak de API genoemd, wordt pas interessant als meerdere medewerkers tegelijk veel gesprekken voeren of als je WhatsApp wilt koppelen aan je CRM, webshop of chatbot.
| Kenmerk | WhatsApp Business-app | WhatsApp Business Platform (API) |
|---|---|---|
| Voor wie | Zzp en kleine teams | Bedrijven met veel gesprekken of meerdere medewerkers |
| Gebruik | Op je telefoon, plus een beperkt aantal gekoppelde apparaten | Via software van Meta of een aanbieder, met een gedeelde inbox |
| Koppelingen | Nauwelijks | CRM, webshop, chatbot, automatische meldingen |
| Kosten | Gratis app | Kosten per bericht, afhankelijk van het type bericht en het land, plus eventueel de aanbieder |
| Berichten zelf starten | Handmatig, aan mensen die je kennen | Via goedgekeurde berichtsjablonen aan mensen die toestemming gaven |
Begin met de app als je twijfelt. Je leert dan welke vragen klanten stellen en hoeveel gesprekken je krijgt; die kennis heb je later nodig om het Platform goed in te richten. Kies je voor het Platform, controleer dan vooraf bij je aanbieder wat er met je bestaande nummer en gespreksgeschiedenis gebeurt.
Stap 1: richt je bedrijfsprofiel volledig in
Een volledig bedrijfsprofiel laat klanten direct zien wie je bent, wanneer je bereikbaar bent en waar ze meer informatie vinden. Het is het eerste wat iemand ziet als hij op je naam tikt, en het bepaalt of een gesprek vertrouwd voelt.
- Bedrijfsnaam en logo zoals klanten je kennen van je website en Google Bedrijfsprofiel.
- Categorie en korte omschrijving van wat je doet en voor wie.
- Adres en openingstijden, zodat klanten weten wanneer ze een snel antwoord kunnen verwachten.
- Website en e-mailadres, voor wie liever verder leest of een offerte per mail wil.
Gebruik bij voorkeur een apart zakelijk nummer, en niet je privénummer. Dan kun je het nummer later overdragen aan een collega of een ander systeem, en blijven privé en werk gescheiden.
Stap 2: zet je aanbod in de catalogus
De catalogus is een etalage binnen WhatsApp waarin je producten of diensten met foto, omschrijving en link toont. Klanten bladeren erdoor zonder de chat te verlaten, en jij stuurt met één tik een product door in een gesprek.
Ook als dienstverlener heeft een catalogus nut. Een schilder kan pakketten tonen, een rijschool lespakketten, een kapsalon behandelingen. Houd de omschrijvingen kort en verwijs per item naar de juiste pagina op je website. Heb je een webshop op een Meta-gekoppeld platform, dan kun je de catalogus vaak synchroniseren in plaats van met de hand bijhouden.
Stap 3: werk sneller met snelle antwoorden, berichten en labels
Snelle antwoorden, automatische berichten en labels zorgen dat je sneller en consistenter reageert, zonder dat het als een robot voelt. Zeker wanneer je zelf op een klus staat, scheelt dit veel typwerk.
- Welkomstbericht. Een kort automatisch bericht voor nieuwe contacten: bedankt voor je bericht, wanneer je reageert en wat je alvast kunt sturen (foto, adres, gewenste datum).
- Afwezigheidsbericht. Buiten je openingstijden laat je weten wanneer je terugkomt. Dat voorkomt dat een klant intussen een concurrent appt.
- Snelle antwoorden. Vaste teksten voor terugkerende vragen, op te roepen met een slash en een sneltoets. Denk aan je werkgebied, levertijden of de stappen na een offerte.
- Labels. Geef gesprekken een status zoals nieuwe aanvraag, offerte verstuurd, ingepland en klant. Zo zie je in één oogopslag wie nog een reactie van je tegoed heeft.
Lees snelle antwoorden altijd even na voor je ze verstuurt en maak ze persoonlijk met de naam of een detail uit de vraag. Een klant merkt het direct als hij een standaardblok krijgt dat niet op zijn vraag ingaat. Wil je verder automatiseren met een bot die eerste vragen afhandelt, lees dan eerst wanneer een chatbot slim is en wanneer irritant.
Klik-naar-WhatsApp-advertenties: van advertentie direct naar gesprek
Een klik-naar-WhatsApp-advertentie is een advertentie op Facebook of Instagram met een knop die direct een WhatsApp-gesprek met jouw bedrijf opent. In plaats van naar een landingspagina gaat de klant meteen in gesprek, wat vooral werkt voor diensten waarbij mensen eerst een vraag willen stellen.
Je maakt deze advertenties in Advertentiebeheer van Meta, met berichten als campagnedoel en WhatsApp als bestemming. Daarvoor koppel je je WhatsApp Business-account aan je Facebook-pagina, wat je via de Meta Business Suite regelt. Stel in de advertentie een vooringevuld openingsbericht in, zodat de klant niet hoeft na te denken over wat hij typt.
Het belangrijkste aandachtspunt: zorg dat iemand de gesprekken ook echt snel oppakt. Een advertentie die gesprekken oplevert die pas de volgende dag beantwoord worden, verspilt het momentum waarvoor je betaalt. Plan advertenties daarom op momenten dat er iemand beschikbaar is.
Privacy en de AVG: wat moet je weten?
Ook in WhatsApp verwerk je persoonsgegevens, dus de normale AVG-regels gelden: je gebruikt gegevens alleen waarvoor de klant ze gaf, je vermeldt WhatsApp in je privacyverklaring en je stuurt marketingberichten alleen aan mensen die daar toestemming voor gaven. Dat is nuchter te regelen.
- Vermeld in je privacyverklaring dat je WhatsApp als contactkanaal gebruikt en wat je met de gegevens doet.
- Gebruik een zakelijke telefoon of een zakelijk account, zodat klantgesprekken niet op privétoestellen van medewerkers blijven staan.
- Stuur aanbiedingen en nieuwsbrieven alleen aan klanten die daar ja op zeiden; een vraag stellen is nog geen toestemming voor marketing.
- Vraag geen gevoelige gegevens zoals kopieën van identiteitsbewijzen via de chat als dat niet nodig is.
- Ruim oude gesprekken op die je niet meer nodig hebt.
Met die basis kun je WhatsApp gewoon als volwaardig klantkanaal gebruiken.
Een WhatsApp-knop op je site en meten als conversie
Een WhatsApp-knop op je website verlaagt de drempel om contact op te nemen, maar levert pas inzicht op als je de klik meet als conversie. Anders zie je in je statistieken minder aanvragen binnenkomen, terwijl die gewoon in je telefoon staan.
De knop is technisch een link naar wa.me met jouw nummer erachter. Voeg een vooringevuld bericht toe, bijvoorbeeld "Hallo, ik heb een vraag over...", dan weet je direct dat de klant via de website komt. Plaats de knop op pagina's waar mensen een vraag hebben, zoals dienstpagina's en de contactpagina, en houd hem op mobiel binnen bereik van de duim.
Meet vervolgens elke klik op die link als gebeurtenis in Google Analytics 4 en, als je adverteert, als conversie in Google Ads of Meta. Dat doe je meestal met een kliktrigger in Google Tag Manager. Hoe je dat waterdicht opzet en dubbeltellingen voorkomt, staat in conversietracking instellen. Bedenk wel dat een klik nog geen verstuurd bericht is: vergelijk het aantal klikken af en toe met het aantal gesprekken dat je met het label nieuwe aanvraag hebt gemarkeerd.
Uit de praktijk: waar het meestal knelt
Bij ondernemers die WhatsApp al gebruiken, zit het knelpunt zelden in de techniek. Het zit in bereikbaarheid en in meten. Wat we vaak tegenkomen:
- De WhatsApp-knop staat op de site, maar niemand weet hoeveel aanvragen er via binnenkomen, waardoor het kanaal bij elke evaluatie onderschat wordt.
- Het zakelijke nummer staat op de telefoon van één persoon; is die op vakantie of ziek, dan blijven berichten liggen.
- Er draaien klik-naar-WhatsApp-advertenties zonder vaste afspraken over reactietijd.
- Gesprekken worden niet gelabeld, waardoor offertes in de chatgeschiedenis wegzakken.
Los je die vier punten op, dan wordt WhatsApp van een los appje een meetbaar onderdeel van je leadstroom.
Veelgestelde vragen
Is WhatsApp Business gratis?
De WhatsApp Business-app is gratis te downloaden en te gebruiken. Voor het WhatsApp Business Platform betaal je per bericht, waarbij de kosten afhangen van het soort bericht en het land van de ontvanger. Werk je via een aanbieder met een gedeelde inbox of chatbot, dan komen daar meestal abonnementskosten bij.
Kan ik WhatsApp Business met meerdere collega's gebruiken?
Met de app kun je een beperkt aantal extra apparaten koppelen, wat voor een klein team vaak volstaat. Werken meerdere medewerkers de hele dag in gesprekken, dan is het Platform met een gedeelde inbox overzichtelijker: je ziet wie welk gesprek oppakt en gesprekken kunnen worden overgedragen.
Mag ik klanten zomaar een aanbieding sturen via WhatsApp?
Alleen als ze daar toestemming voor hebben gegeven. Dat iemand je eerder een vraag stelde, betekent niet dat hij reclame wil ontvangen. Vraag toestemming expliciet, bijvoorbeeld bij een bestelling of in het gesprek zelf, en bied altijd een eenvoudige manier om af te melden.
Kan ik mijn bestaande nummer gebruiken voor WhatsApp Business?
Ja, je kunt een bestaand nummer overzetten naar de zakelijke app, inclusief je gesprekken. Een vast nummer kan ook, met verificatie via een gesprek. Overweeg wel een apart zakelijk nummer, zodat je het kanaal later makkelijk kunt delen of overzetten zonder dat privéberichten meekomen.
WhatsApp werkt het best als onderdeel van je bredere aanpak op social media en je website. Wil je weten hoe je advertenties, contactkanalen en meting op elkaar aansluit? Bekijk onze aanpak voor social media voor ondernemers.
